Estate Vision

Met de contactbeheermodule van Estate Vision kunt u al uw contacten eenvoudig en overzichtelijk beheren. U kunt alle benodigde contactgegevens registreren voor verschillende soorten contacten zoals klanten, leveranciers, organisaties en uw eigen medewerkers. Dit wordt vervolgens gebruikt om e-mails te verzenden en / of andere records aan deze contacten te koppelen.

U kunt uw complete vastgoedbezit gedetailleerd vastleggen en naar eigen inzicht indelen in groepen en complexen. In een complex worden objecten ondergebracht die bij elkaar horen. U kunt hierbij denken aan de woonruimtes in een flatgebouw, waarbij het flatgebouw het complex is en de woonruimtes de objecten. Onder een object wordt een te verhuren pand verstaan. U kunt aangeven om wat voor type pand het gaat (woning, bedrijfspand etc.), wat het totaal aantal punten voor het pand is en welke huurcomponenten er standaard aanwezig zijn. Per object kunt u de standaard huurprijs opgeven zodat bij leegstand ook huurderving kan worden geboekt.

Per contract bestaat de mogelijkheid om de hoofdhuurder, de debiteur en zelfs een partner vast te leggen. U kunt de termijn van het contract aangeven en de huurcomponenten overnemen van het object. Deze kunt u per contract nog aanpassen. Ook historische contracten worden overzichtelijk voor u bewaard. Contracten kunnen eenvoudig worden gefactureerd en geïncasseerd. Ook het afdrukken van huurcontracten met alle benodigde gegevens is een kwestie van één druk op de knop.

Met behulp van het klachtenbeheer kunnen onder meer telefoontjes van relaties worden vastgelegd. Indien het om een storing gaat kan ook worden aangegeven welke medewerker en/of welke crediteur dit af moet handelen. De opdrachtverstrekking, inclusief alle door u vastgelegde gegevens, kan worden afgedrukt of per e-mail worden verstuurd. Indien u ook de Portal module gebruikt is het klachtbeheer ook online beschikbaar. Huurders kunnen op deze manier zelf klachten invoeren, en crediteuren hebben een duidelijk overzicht van alle nieuwe, openstaande en historische opdrachten.

Alle inkomende en uitgaande documenten zoals correspondentie of grafische bestanden als bouwtekeningen kunnen worden opgeslagen bij een relatie, object, contract of contactmoment. Het is ook mogelijk om gescande documenten automatisch toe te laten voegen aan het systeem. U hoeft deze dan alleen nog maar te koppelen aan de betreffende relatie of object. Estate Vision zorgt dat deze documenten direct in het juiste programma worden geopend. De ingebouwde rapport generator stelt u in staat om snel en eenvoudig rapporten aan te passen aan uw wensen en eisen. De rapport generator geeft u standaard de mogelijkheid om rapporten te e-mailen naar uw relaties of deze te exporteren naar elk gewenst formaat.

Facturatie van de contracten kunt u uitvoeren voor alle contracten tegelijk, per complex of zelfs per individueel object. Indien achteraf een correctie nodig is, bijvoorbeeld omdat later is gebleken dat het contract slechts over een gedeelte van de huurperiode geldig was, kan dit eenvoudig automatisch worden gecorrigeerd. U kunt vooraf aan de daadwerkelijke facturatie controlelijsten draaien voor de totaal bedragen en/of uw papieren archief. Estate Vision heeft een basis administratie module aan boord welke zorgt voor het automatisch vastleggen van alle financiële boekingen. U kunt hiermee factureren, incasseren, inkoopfacturen en bankbriefjes inboeken en memoriaal boekingen maken.

U kunt meerdere huurverhogingvoorstellen aanmaken en hierover rapportages draaien om het resultaat te bekijken. Na goedkeuring van een voorstel kan de verhoging automatisch worden doorgevoerd in de lopende contracten. Vanaf de ingangsdatum worden automatisch de nieuwe contractprijzen gefactureerd. Huurverhoging kan plaatsvinden op elk individueel huurcomponent op basis van een percentage of een vast bedrag..